24/6/2024 (TinAI.vn) – Bạn có thể không phải là kế toán viên, nhưng với tư cách là một người làm việc tự do, người quản lý tài chính của riêng mình và các khoản thuế ước tính, bạn sẽ thấy công việc kế toán có thể khó chịu như thế nào. Chỉ riêng việc nhập dữ liệu có thể khiến bạn mất hàng giờ đồng hồ, chưa kể đến việc tính toán và nộp các khoản thuế.
Bây giờ hãy nhân lượng lao động đó lên gấp 10 lần và thêm vào nhiều dự án hơn như tài khoản phải trả, đối chiếu và báo cáo chi phí, và bạn đã có cho mình một nhân viên kế toán bận rộn đang sa lầy vào các công việc hành chính.
Đó là lúc các công cụ AI có thể trợ giúp. AI hoạt động bằng cách sử dụng máy học để phân tích dữ liệu, dự đoán hành vi của khách hàng, tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình làm việc hiện có, tất cả đều là những tối ưu hóa hữu ích cho kế toán viên. Theo dữ liệu từ Accounting Today, 59% kế toán viên sử dụng AI để tiết kiệm cho mình khoảng 30 giờ lao động mỗi tuần.
🎯 Xem thêm
* Tặng Chatbot AI sử dụng GPT-4o MIỄN PHÍ 100% của OpenAI
1. Nhóm Zalo ứng dụng AI trong kinh doanh
2. Nhóm Zalo ứng dụng AI trong giáo dục
3. Nhóm Zalo Hướng dẫn Học sinh – Sinh viên sử dụng AI hiệu quả4. Cộng đồng Facebook Ứng dụng AI trong kinh doanh
5. Cộng đồng Facebook ứng dụng Open AI – ChatGPT trong giáo dục
Hãy cùng TinAI.vn khám phá cách bạn có thể ứng dụng Ai trong kế toán hiệu quả
Một báo cáo khác từ Accounting Today cho thấy 70% kế toán viên tin rằng AI sẽ tác động đến công việc của họ; một số người tin rằng nó sẽ giúp tạo việc làm. Nếu bạn là một kế toán viên và vẫn chưa chắc chắn về cách AI phù hợp với vai trò của mình thì đây là cách các công cụ AI có thể giúp các chuyên gia kế toán và chủ doanh nghiệp nhỏ về kế toán.
Cải thiện độ chính xác
Với lượng dữ liệu mà kế toán viên phải quản lý và xử lý hàng ngày, luôn có nguy cơ xảy ra lỗi do con người khi nhập dữ liệu thủ công. Và việc nhập sai một con số có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc cắt giảm chi phí hoặc bội chi khi đóng thuế. Theo báo cáo từ KPMG, 50% lãnh đạo tài chính tin rằng các công cụ AI sẽ tạo ra dữ liệu chính xác và đáng tin cậy hơn.
Các công cụ kế toán dựa trên AI được thiết kế để xử lý lượng lớn dữ liệu. Họ có thể phát hiện các bản sao, xác định mẫu và thậm chí tham chiếu dữ liệu lịch sử để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong tất cả báo cáo tài chính của bạn.
Tạo thời gian cho các nhiệm vụ cấp cao
Katie Ferro, CPA và người dẫn chương trình podcast Profits + Prosecco , đã đề cập đến việc sử dụng AI cho nhân viên kế toán trong một tập gần đây mà tôi đã nghe (đó là tập 147, dành cho bất kỳ ai muốn nghe). Cô chỉ ra rằng AI có thể giúp các nhân viên kế toán và kế toán sắp xếp hợp lý công việc bận rộn của họ để họ có thời gian thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn của khách hàng.
Cô nói: “Chúng tôi liên tục được yêu cầu cung cấp các phân tích cấp cao từ khách hàng mà chúng tôi không có khả năng thực hiện. “Nếu sách được sắp xếp hợp lý và hoàn thiện cho chúng tôi, thì chúng tôi có thể làm được gì?”
Khách hàng sẽ luôn tìm đến kế toán viên của họ để có được những khuyến nghị chiến lược và hiểu biết sâu sắc. Nhưng đôi khi, các công việc thủ công lặp đi lặp lại sẽ cản trở việc lập chiến lược. Nếu bạn sử dụng AI để hoàn thành việc nhập dữ liệu và các tác vụ thủ công, bạn có thể có cơ hội rời khỏi bảng tính để làm việc trực tiếp trên các dự án cấp cao với khách hàng.
Phân tích dữ liệu
Andrew Dunkel, chủ sở hữu của DotOneSix Automation , cho rằng phân tích dữ liệu là một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng AI cho kế toán. Tốc độ AI có thể xử lý dữ liệu mang lại cái nhìn toàn diện, theo thời gian thực về sức khỏe tài chính.
Ông nói: “Thành quả tuyệt vơi của AI trong kế toán là khả năng lấy và phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau một cách liền mạch và nhanh chóng”. “Khi các giao dịch được ghi lại, các công cụ AI có thể phân tích và phân loại chúng ngay lập tức, cung cấp trạng thái tài chính cập nhật từng phút và cảnh báo về các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề.”
Giảm thời gian dành cho quản trị viên
Một trong những điểm lợi lớn nhất của AI là khả năng tự động hóa. Theo báo cáo từ Canopy, trung bình, các kế toán viên dành 45% thời gian của họ cho các công việc hành chính như nhập dữ liệu, tạo báo cáo và gửi email cho khách hàng. Các công cụ AI có thể giảm thời gian thực hiện các công việc lặp đi lặp lại bằng cách tự động hóa chúng.
Các công cụ kế toán AI không chỉ có thể được sử dụng để lấy dữ liệu và tạo báo cáo chi phí một cách tự động mà còn có thể được sử dụng để hợp lý hóa hoạt động liên lạc giữa bạn và khách hàng hoặc nhóm của bạn. Theo báo cáo Tự động hóa quy trình làm việc kế toán của Financial Cents, hơn 50% kế toán viên cho biết phải mất vài ngày để nhận lại tài liệu từ khách hàng. Từ việc gửi thông tin theo dõi đến việc không nhận được thông tin chính xác, việc thực hiện thủ công quá trình này mất rất nhiều thời gian.
Dunkel cho biết: “AI đang cách mạng hóa các khoản phải thu bằng cách tự động hóa lời nhắc thanh toán và điều chỉnh thông tin liên lạc dựa trên mô hình khách hàng trước đó”. “Cách tiếp cận được cá nhân hóa này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tăng tốc chu kỳ dòng tiền.”
Ứng dụng ChatGPT trong kế toán hiệu quả
Mặc dù ChatGPT chỉ thường được coi là công cụ AI tạo ra ý tưởng và văn bản, nhưng nó cũng có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ liên quan đến kế toán như phân tích và tính toán dữ liệu. Kế toán viên có thể sử dụng ChatGPT để thực hiện bất kỳ điều gì, từ tính toán các khoản khấu trừ tiêu chuẩn đến phân tích tập dữ liệu và xác định các mẫu.
Điều quan trọng là sử dụng đúng lời nhắc, ChatGPT chỉ hoạt động tốt khi có những lời nhắc bạn đưa ra có đủ thông tin cần thiết, vì vậy điều quan trọng là phải nêu cụ thể kết quả bạn đang cần tìm kiếm. Nếu bạn cung cấp cho chatbot một tập dữ liệu cụ thể, hãy nhắc nó với công thức chính xác mà bạn muốn nó sử dụng và chỉ định những gì bạn đang tìm kiếm, thì ChatGPT có thể là một trợ lý tài chính hữu ích.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ miễn phí để khám phá những lợi ích của AI trước khi đầu tư vào phần mềm mới, bạn có thể dễ dàng bắt đầu sử dụng ChatGPT để thấy được sức mạnh thần kỳ của AI đối với công việc của mình.
Khi AI tiếp tục phát triển thì các công cụ kế toán sử dụng nó cũng vậy. Nếu bạn muốn làm quen với những lợi ích của việc sử dụng AI trong quy trình làm việc của mình trước khi công nghệ trở nên quá tiên tiến, hãy bắt đầu từ việc nhỏ – Làm quen với lời nhắc của ChatGPT hoặc sử dụng các Chatbot AI khác để hoàn thành các tác vụ nhỏ như một số ví dụ dưới đây:
1) Dự báo doanh thu và chi phí
- Lời nhắc: “Dự báo doanh thu và chi phí của quý tiếp theo từ dữ liệu lịch sử gửi kèm theo”
- Đầu ra ví dụ: Báo cáo dự báo với dự báo doanh thu và chi phí.
- Tệp cần tải lên: Tệp dữ liệu tài chính lịch sử.
- Khi nào nên sử dụng nó: Các buổi lập kế hoạch chiến lược hoặc lập ngân sách.
2) Phân tích điểm hòa vốn
- Lời nhắc: “Thực hiện phân tích điểm hòa vốn cho dòng sản phẩm mới.”
- Đầu ra ví dụ: Một báo cáo hiển thị điểm hòa vốn, biên độ an toàn và các dữ liệu liên quan khác.
- Tệp cần tải lên: Cơ cấu chi phí và chiến lược định giá cho sản phẩm mới.
- Khi nào nên sử dụng nó: Khi xem xét đầu tư vào các dòng sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
3) Quản lý khoản phải trả/phải thu
- Lời nhắc: “Cung cấp báo cáo về tất cả các khoản phải trả và phải thu tính đến ngày hôm nay.”
- Đầu ra ví dụ: Một báo cáo chi tiết về niên hạn nêu rõ các khoản thanh toán quá hạn và các khoản phải thu.
- Tệp cần tải lên: Hồ sơ tài khoản phải trả và phải thu hiện tại.
- Khi nào nên sử dụng nó: Để quản lý dòng tiền và kiểm tra sức khỏe tài chính.
4) Kiểm tra các mục nhập cho các giao dịch tài chính
- Lời nhắc: “Tạo các mục nhập theo dõi kiểm toán của tháng này cho bộ phận tài chính.”
- Đầu ra ví dụ: Báo cáo theo dõi kiểm tra với các mục nhập chi tiết.
- Tệp cần tải lên: Nhật ký giao dịch tài chính.
- Khi nào nên sử dụng nó: Trong quá trình chuẩn bị kiểm toán hoặc đánh giá hàng tháng.
5) Tính thuế nhanh từ bảng dữ liệu
- Lời nhắc: “Tính thuế ước tính từ bản tóm tắt thu nhập và chi phí được cung cấp.”
- Kết quả ví dụ: Số tiền thuế ước tính phải nộp trong khoảng thời gian được cung cấp.
- Tệp cần tải lên: Tóm tắt thu nhập và chi phí.
- Khi nào nên sử dụng nó: Đối với các khoản thanh toán thuế ước tính hàng quý.
Chúc bạn ứng dụng AI trong kế toán hiệu quả, nếu có thắc cần trao đổi, vui lòng tham gia nhóm phù hợp bên dưới.
🎯 Xem thêm
* Tặng Chatbot AI sử dụng GPT-4o MIỄN PHÍ 100% của OpenAI
1. Nhóm Zalo ứng dụng AI trong kinh doanh
2. Nhóm Zalo ứng dụng AI trong giáo dục
3. Nhóm Zalo Hướng dẫn Học sinh – Sinh viên sử dụng AI hiệu quả4. Cộng đồng Facebook Ứng dụng AI trong kinh doanh
5. Cộng đồng Facebook ứng dụng Open AI – ChatGPT trong giáo dục
Tiến sĩ Nguyễn Trung Hòa
