9/7/2024 (TinAI.vn) – Bạn có cảm thấy mình như đang chìm nghỉm trong hàng tá báo cáo cuộc họp dài dằng dặc sau mỗi ngày làm việc? Đừng lo, bạn không đơn độc đâu! Việc tóm tắt các báo cáo này sao cho vừa nhanh, vừa đầy đủ thông tin quả thực là một thử thách không nhỏ.
Nhưng tin vui là, với một vài “bí kíp” và công cụ hỗ trợ đắc lực là trí tuệ nhân tạo (AI), bạn hoàn toàn có thể “thuần hóa” những báo cáo này một cách dễ dàng. Hãy cùng khám phá lời nhắc hữu ích giúp bạn tóm tắt mọi báo cáo cuộc họp một cách nhanh chóng và hiệu quả nhé!
1. Xác định mục tiêu của báo cáo
Trước khi bắt đầu “lặn” vào chi tiết, hãy dành một chút thời gian để xác định rõ mục tiêu của báo cáo. Báo cáo này nhằm mục đích gì? Cung cấp thông tin cập nhật về dự án? Đưa ra quyết định quan trọng? Hay chỉ đơn giản là tóm tắt lại những gì đã thảo luận?
Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và loại bỏ những chi tiết không cần thiết.
2. Tìm kiếm những điểm mấu chốt
Đọc lướt qua báo cáo và tìm kiếm những điểm mấu chốt, những thông tin quan trọng nhất mà bạn cần ghi nhớ. Đó có thể là những quyết định đã được đưa ra, những vấn đề nổi cộm cần giải quyết, hoặc những kế hoạch hành động cụ thể.
Hãy sử dụng bút dạ quang hoặc ghi chú lại những điểm này để dễ dàng tham khảo sau này.
3. Sử dụng cấu trúc tóm tắt hiệu quả
Một cấu trúc tóm tắt hiệu quả sẽ giúp bạn trình bày thông tin một cách logic và dễ hiểu. Bạn có thể sử dụng các cấu trúc sau:
- Tóm tắt theo mục tiêu: Tóm tắt lại những thông tin quan trọng nhất liên quan đến mục tiêu của báo cáo.
- Tóm tắt theo vấn đề: Tóm tắt lại những vấn đề nổi cộm đã được thảo luận và các giải pháp đề xuất.
- Tóm tắt theo hành động: Tóm tắt lại những kế hoạch hành động cụ thể đã được thống nhất.
Dưới đây là mẫu Prompt TinAI.vn chia sẻ với bạn để sử dụng trong hầu hết các trường hợp với tất cả các loại Chatbot AI phổ biến như: ChatGPT; Gemini; Claude AI… và dùng để tóm tắt các báo cáo cuộc họp của mình:
Mẫu Prompt: Tóm tắt [Loại báo cáo] cho [Khoảng thời gian], nêu bật các số liệu hiệu suất chính như [Các số liệu chính], thành tựu chính như [Thành tích] và các vấn đề đáng quan tâm bao gồm [Các vấn đề]. Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn, phù hợp để trình bày cho [Loại khán giả], bao gồm thông tin chuyên sâu và các khuyến nghị thiết thực cho [Khuyến nghị cụ thể].
Ví dụ
Tóm tắt Báo cáo Tiếp thị cho Quý 2 năm 2024, nêu bật các số liệu hiệu suất chính như lưu lượng truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi, thành tựu chính như ra mắt sản phẩm mới thành công và các vấn đề đáng quan tâm bao gồm chi phí quảng cáo tăng. Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn, phù hợp để trình bày cho Ban Giám đốc, bao gồm thông tin chuyên sâu về hiệu quả của các kênh tiếp thị khác nhau và các khuyến nghị thiết thực cho việc phân bổ ngân sách trong quý tiếp theo.
Và luôn nhớ hãy điều chỉnh cấu trúc lời nhắc – Prompt cho phù hợp với trường hợp của bạn cũng như sử dụng công cụ Prompt phù hợp với dữ liệu bạn đang có, ví dụ bạn có sẵn dữ liệu là một file text thì có thể copy dán vào Chatbot AI yêu cầu tóm tắt theo mẫu ngay, hoặc nội dung quá dài và có sẵn một văn bản scan bạn có thể phải sử dụng Chatbot AI hỗ trợ đọc file và nhận dạng được chữ như ChatGPT phiên bản GPT-4o hay Gemini Advanced để thực hiện nhiệm vụ.
Chúc bạn khai thác bí kíp này hiệu quả!
Trung Hòa
